POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

I.     NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.

La presente Política de Tratamiento de datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones, vigentes y complementarias y será aplicada a VICTOR TAMAYO S.A.S (o la “Compañía” en adelante) respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

II.     DEFINICIONES.

Para efectos de la ejecución de la presente Política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado de parte del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del tratamiento de los datos y que se pone a disposición del Titular para informarle sobre el correspondiente tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos Humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la orientación sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

III.     FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS.

VICTOR TAMAYO S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para:
1. 1. Administrar y gestionar los servicios ofrecidos por VICTOR TAMAYO S.A.S, en los cuales el Titular participe.
2. 2. Administrar la Información de los empleados, contratistas, terceros y visitantes para el cumplimiento de los fines del objeto social de la Compañía.
3. 3. Enviar información relacionada con los proyectos, programas o servicios de VICTOR TAMAYO S.A.S. o entidades aliadas.
4. 4. Desarrollar los estudios y procesos de selección para la contratación de contratistas y terceros con la compañía.
5. 5. Realizar la gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y postcontractual.
6. 6. Cumplimiento de las decisiones judiciales, administrativas, legales y regulatorias.
7. 7. Entregar la Información a terceros encargados de procesos de evaluación, contratación, auditoría, consultoría, y demás procesos requeridos en el desarrollo de las relaciones contractuales.
8. 8. Dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas con clientes, proveedores, entidades aliadas y empleados.

IV.     PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El tratamiento de datos personales en VICTOR TAMAYO S.A.S se regirá por los siguientes principios: Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.

1. 1. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
2. 2. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento a datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
3. 3. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener por parte de la Compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.4. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el Titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
4. 5. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de VICTOR TAMAYO S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. 6. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

V.     TRATAMIENTO DATOS SENSIBLES.

Dada la relevancia de alguna información para establecer contacto con clientes, proveedores, aliados o empleados, como puede ser la relacionada a la salud de la persona, resultados de diagnósticos médicos, tratamientos y medicamentos, datos de identidad y orientación sexual, fotografía, videograbaciones, VICTOR TAMAYO S.A.S garantizará que el tratamiento de esta información se realice estableciendo mecanismos que mejoren sus procesos de atención y la privacidad de los mismos.

VI.     TRATAMIENTO DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD.

El Tratamiento de datos de menores de edad debe observar el cumplimiento y respeto a sus derechos y en caso de dar Tratamiento a Datos Personales de menores de edad, la compañía observará la regulación aplicable y los pronunciamientos de la Corte Constitucional.

VII.     DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE <> VICTOR TAMAYO S.A.S

Los Titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de VICTOR TAMAYO S.A.S

1. 1. Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de la compañía, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
2. 2. Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento.
3. 3. Derecho a solicitar prueba de la autorización: Salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento. d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
4. 4. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
5. 5. Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos, tanto el Titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al Titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

VIII.     DEBERES DE VICTOR TAMAYO S.A.S.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que VICTOR TAMAYO S.A.S está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley:

1. 1. Deberes cuando actúa como responsable:
2. 1.1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. 1.2. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. 1.3. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
5. 1.4. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
6. 1.5. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. 1.6. Actualizar la información cuando sea necesario.
8. 1.7. Procurar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente Política.
9. 2. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales:
10. 2.1. Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado.
11. 2.2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
12. 2.3. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política.
13. 2.4. Acatar a la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
14. 2.5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
15. 2.6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.2.7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
16. 2.8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
17. 3.Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado:
18. 3.1. Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
19. 3.2. Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
20. 3.3. Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
21. 3.4. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
22. 3.5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
23. 4. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:
24. 4.1. Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los Titulares.
25. 4.2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

IX.     SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL.

Al momento de efectuar la recolección del dato personal, VICTOR TAMAYO S.A.S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca. La autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato.

X.     AVISO DE PRIVACIDAD.

Cuando VICTOR TAMAYO S.A.S no pueda poner a disposición del Titular del dato personal la presente Política de Tratamiento de Datos, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del Titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

XI.     LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

VICTOR TAMAYO S.A.S podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión.

XII.     ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL.

La Dirección Administrativa será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos (PQR) que formule el Titular del dato en ejercicio de los derechos.

Para tales efectos, el Titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su PQR de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico admin@vtsas.co.


La PQR deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la petición, queja o reclamo, el correo electrónico, número de contacto, dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si la PQR resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la PQR para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la PQR. En caso de que quien reciba la petición, queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibida la PQR completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “En trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la PQR sea resuelta. El término máximo para atender la PQR será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la PQR dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su PQR, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si se trata de una consulta, ésta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XIII.     MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, VICTOR TAMAYO S.A.S adoptará las medidas técnicas y administrativas para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

XIV.     FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA.

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 22 de marzo de 2022 y entró en vigencia a partir del día 28 de marzo de 2022. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: admin@vtsas.co.


Atentamente,
VICTOR TAMAYO S.A.S